Podemos abordar este tema refrescando lo que son Planes y Programas, y de qué manera contribuyen en la organización, dando así una idea más enfocada de las técnicas a utilizar para realizar una Planificación mas acertada para el conocimiento del usuario. Aquí me permití tomar este articulo donde nos detalla conocimientos básicos para iniciarnos en el tema. .
Hay, sin embargo, mucho que aprender sobre las técnicas que se emplean para redactar una planificación que convierta en realidad los sueños de uno. Un paso inicial sería el comprender los términos básicos que se relacionan con el tema.
Un plan es una descripción de las intenciones amplias y a corto plazo, en cuanto a lo que uno ve que se requiere para ocuparse de un área específica. Se espera que un plan remedie circunstancias no óptimas en una área o que la expanda o que obstruya o impida una oposición a la expansión.
Para que un plan se lleve a cabo se requiere que se desglose en las acciones específicas que son necesarias para lograr lo que el plan se propone hacer. Esto se hace a través del uso de un programa.
Un programa es una serie de pasos en secuencia para llevar a cabo un plan. Para escribir un programa se requiere que haya un plan previo, al menos en la mente de la persona que escriba el programa. Un paso del programa se llama objetivo.
Un programa está compuesto de objetivos. Un objetivo es una acción que debería llevarse a cabo para lograr la finalidad que se desea.
Hay objetivos con diferentes valores. No todos los objetivos tienen el mismo valor o importancia. A continuación se describen cada uno de ellos.
Objetivo mayor
Un objetivo mayor es la aspiración general deseable a emprender. Esta se expresa de forma muy general, como “convertirse en un practicante de Scientology entrenado”.
Otros ejemplos en campos diferentes serían:
“Hacer que toda la maquinaria y el equipo de la compañía funcionen bien”.
“Adquirir, colocar, tener listos y en uso, un lugar y unas instalaciones adecuadas y a un precio razonablemente bajo”.
“Hacer que se distribuyan libros a los clientes que compran por correo, y a todas las tiendas o distribuidores”.
Un objetivo mayor es el blanco global
Objetivos primarios
Un objetivo primario es el que tiene que ver con los pasos organizativos, de personal y de comunicaciones, que tienen que mantenerse. Estos son un grupo de objetivos “sobreentendidos” que, si se pasan por alto, ocasionan la falta de actividad.
El primero de estos es: ALGUIEN AHÍ.
Luego: UN PROPÓSITO QUE MEREZCA LA PENA.
Luego: ALGUIEN QUE ESTÉ TOMANDO RESPONSABILIDAD POR EL ÁREA O ACCIÓN.
Luego: LA FORMA DE LA ORGANIZACIÓN BIEN PLANIFICADA.
Luego: LA FORMA DE LA ORGANIZACIÓN MANTENIDA O RESTABLECIDA.
Luego: LA ORGANIZACIÓN FUNCIONANDO.
Si los objetivos “sobreentendidos” anteriores están ahí podemos continuar; pero si se abandonan o no se sustituyen por otros, entonces no importa qué objetivos se asignen de allí en adelante, se tambalearán o fracasarán completamente.
En lo anterior, puede haber una continua necesidad de confirmar uno o más de los objetivos “sobreentendidos” MIENTRAS que se ponen en marcha objetivos posteriores.
Algunos ejemplos de objetivos primarios serían:
“Aceptar el trabajo que se le ha asignado a uno”.
“Leer y comprender el programa que uno va a estar haciendo”.
Alguien ahí es un ejemplo de un objetivo primario.
Objetivos vitales
Un objetivo vital es algo que debe hacerse para poder funcionar en absoluto.
Esto requiere una inspección tanto del área en la que uno opera como de los factores o el material o la organización con los que uno está actuando.
Entonces uno encuentra aquellos puntos (a veces mientras actúa) que detienen o amenazan el éxito futuro. Y pone en forma de objetivos la superación de los que resultan vitales.
Algunos ejemplos de los mismos serían:
“Observe las circunstancias de lo que esté inspeccionando con sus propios ojos; no acepte el informe de otro”.
“No acepte órdenes de nadie que no sea su superior directo”.
“No permita que el suministro de libros falle en el país mientras esté en marcha la campaña”.
“Mantenga un nivel elevado de comportamiento ético y dé un buen ejemplo al hacerlo”.
Un objetivo vital debe estar vigente para operar con éxito.
Objetivos condicionales
Un objetivo condicional es aquel que se hace para averiguar datos o si se puede realizar un proyecto o dónde se puede hacer, etc.
Usted ha visto tipos que trabajan toda su vida para “hacerse ricos”, o algo por el estilo, para después “dar la vuelta al mundo”, y nunca lo hacen. Otro decide “dar la vuelta al mundo”, lo emprende directamente y lo hace. Así que hay un tipo de objetivo conocido como objetivo condicional: Si yo pudiera________entonces podríamos ______y lograría________. Todo esto, por supuesto, está bien hasta que se vuelve irreal.
Hay toda una clase de objetivos condicionales que no tienen en ellos ningún SI... Son objetivos legítimos. Tienen mucho de VAMOS A en ellos “Vamos a________y entonces__________”.
A veces aparecen “oportunidades” repentinas y uno debe tomar ventaja de ellas rápidamente. Esto es sólo “buena suerte”. Cuandoocurre, uno la usa y modifica la planificación rápidamente. Uno se mueve en terreno resbaladizo si cuenta con la “buena suerte” como solución.
Un objetivo condicional válido sería:
“Iremos allí y veremos si el área es útil”.
Otro ejemplo de un objetivo condicional es:
“Si hay trabajo de archivo atrasado, entonces organice diariamente un período de tiempo corto, en el que los empleados de la compañía ayuden a archivar las partículas en los archivos adecuados”.
Todos los objetivos condicionales son básicamente acciones de primero recoger datos, y si eso está bien, pasar entonces a la acción.
Todos los objetivos condicionales son básicamente acciones para recopilar
información primero, y si eso está bien, pasar entonces a la acción.
Objetivos operativos
Un objetivo operativo es el que marcaría la dirección de avance y la calificaría. Normalmente incluye un tiempo fijado en el que se tiene que completar para que encaje con otros objetivos.
A veces el tiempo se establece como “ANTES”. Y puede ser que no haya tiempo establecido para el suceso que se debe hacer “antes”. Entonces se pone en forma de apremio “sólo por si acaso”.
Serían ejemplos de objetivos operativos:
“Anuncie libros en las revistas locales en las que se suscribe el tipo de público que estaría interesado en estos libros”.
“Dé empleo a trabajadores locales para hacer ladrillos de adobe para las paredes”.
“Establezca cómo se puede mandar por correo a las oficinas locales, el boletín de noticias de la compañía, de la forma que sea más económica”.
“Limpie la suite del Presidente”.
“Mande un mensajero directamente a la oficina central con las respuestas del correo”.
Un objetivo operativo establecería la dirección del avance y la calificaría..
Objetivos de producción
El establecimiento de las cuotas, generalmente para un tiempo dado, son los objetivos de producción.
Ejemplos de objetivos de producción serían:
“Apartar en junio el dinero para pagar la matrícula del año próximo”.
“Cincuenta mil libros encuadernados en el mes próximo”.
Ya que las estadísticas son lo que refleja más fácilmente la producción, una organización o actividad puede tener tanta atención en los OBJETIVOS DE PRODUCCIÓN, que deje de establecer objetivos condicionales, operativos o primarios. Cuando esto sucede, la producción tiende a hundirse, por una falta de planificación establecida en otros tipos de objetivos.
La producción como el único tipo de objetivo, puede ser tan absorbente, que los objetivos condicionales se descuiden completamente aún cuando sí se hayan establecido con antelación. Entonces los objetivos operativos y primarios resultan muy irreales y las estadísticas BAJAN.
USTED TIENE QUE INSPECCIONAR Y ENCUESTAR Y RECABAR DATOS Y ESTABLECER OBJETIVOS OPERATIVOS Y PRIMARIOS, ANTES DE QUE PUEDA ESTABLECER OBJETIVOS DE PRODUCCIÓN.
Una razón normal de las estadísticas bajas en la producción es la desaparición de los objetivos primarios. Estos dejan de mantenerse, y nadie se da cuenta de que esto afecta muchísimo a la producción. La producción depende de que otros objetivos anteriores se mantengan dentro.
Los objetivos de producción establecen cuotas generalmente con respecto a un tiempo dado.
Lo que sigue es un resumen conciso de los diferentes tipos de objetivos que forman un programa.
Tipos de objetivos
Objetivos mayores La aspiración general y amplia, que posiblemente cubre un período de tiempo largo y aproximado. Tal como “lograr una mayor seguridad” o “llegar a tener 50 empleados en la organización”.
Objetivos primarios Los objetivos de tipo organizativo, de personal y de comunicaciones. Estos deben mantenerse. Estos son el tipo de objetivos que tratan con terminales, rutas de comunicación, material y organigramas. Ejemplo: “Poner a alguien a cargo de organizarlo y hacer que establezca el resto de los objetivos primarios”. O “Restablecer el sistema de comunicaciones, que se ha abandonado”.
Objetivos vitales Aquellos que deben hacerse para poder funcionar en absoluto; basados en una inspección del área en la que uno está operando.
Objetivos condicionales Aquellos que se establecen para decidir entre dos situaciones posibles, averiguar información o si un proyecto puede hacerse o dónde o a quién.
Objetivos operativos Aquellos que establecen direcciones y las acciones o un horario de eventos o esquema de tiempos.
Objetivos de producción Aquellos que establecen cantidades como estadísticas
Les dejo el link para certificar la información.
Mariant Mora
Sección 12
